Din cauza crizei coronavirusului și a declarării de stării de alertă, mii de angajați, și în sectorul turismului, sunt trimiși la casele lor în aceste zile pentru a lucra de acolo, conectați la internet. Totuși, această situație excepțională poate genera situații stresante din cauza distragerii și lipsei de concentrare dacă nu-și planifică bine timpul și își stabilește rutine, mai ales dacă există copii acasă. Așa avertizează Mar Sabadell, profesoara de studii economice și de afaceri de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) și expert în telemuncă.
Numeroase companii din sectorul turismului își trimit angajații la munca de acasă, dar acest lucru poate fi considerat cu adevărat telemunca?
Într-o situație de urgență precum cea actuală, dacă trimitem doar persoana acasă, schimbând un spațiu de lucru fizic pentru altul, schimbând un spațiu de lucru fizic pentru altul, aceasta nu va fi tocmai telemunca.
De ce spune acest lucru?
Pentru că telemunca necesită nu numai soluții tehnologice, ci și soluții organizaționale, adică o schimbare culturală. Companiilor, care anterior ar fi început să caute aceste soluții, pentru a se adapta digitalizării și globalizării societății, le va fi mai ușor să facă telemunca.
Dar dacă nu este așa?
Daca companiile ar urma un model de „prezenteism”, acest lucru nu ar permite telemunca cu garanții de succes. Un alt lucru este că munca de acasă, în această perioadă de urgență, poate permite, într-un fel, să nu paralizeze 100% din activitate și să dea o anumită continuitate. Dar insist: dacă nu ești pregătit, nici din punct de vedere tehnologic, nici organizațional, nu vom putea considera această fază ca un test eficient al telemuncii. Este pur și simplu o soluție pentru a face față unei situații de urgența socială.
Deci nu va fi acesta un test de telemuncă valabil pentru aplicațiile viitoare?
Ar fi mai bine ca telemunca să fie încercată în condiții normale. Orice schimbare trebuie făcută într-un mod planificat. Cu alte cuvinte: a avea o strategie, a stabili obicetive, procese, aloca resurse și apoi a permite evaluarea rezultatelor. Ceea ce se face improvizat nu este cel mai bine, desigur.
În pofida acestor lucrui, având în vedere situația actuală și a faptului că companiile aproape peste noapte trimit mulți dintre angajații lor să lucreze de acasă, care ar fi sfaturile de bază pentru aceste companii?
Aș solicita companiei să ofere sprijin complet muncitorilor, și tehnologic și informatic. Nu este necesar să existe doar instrumente de comunicare, ci și facilitarea accesului la programare. În caz contrar, muncitorii pot avea senzația de a nu ști ce să facă. De asemenea, compania trebuie să cunoască situația reală a muncitorilor acasă, deoarece nu toată lumea va avea un computer acasă sau o conexiune la Internet.
Ce alte recomandări ar putea urma companiile în această perioadă specială?
Compania trebuie să stabilească linii directoare cu privire la ceea ce muncitorul ar trebui să facă acasă și timpul pe care ar trebui să-l petreacă. În același mod în care biroul cineva are o persoană care îi supraveghează munca – dacă vorbim despre telemuncă – ca o astfel de supraveghere să existe, de exemplu, prin videoconferința. În aceste condiȚii este inevitabil ca muncitorul să aibă o izolare fizica, dar este necesar ca acesta să nu aibă această izolare digitală.
Imi imaginez că acum progresele tehnice vor facilita accesul la instrumente, programe, date, etc, în cloud … Asta va fi un avantaj nu?
Efectiv. Astăzi este ușor să ai o conexiune VPN o rețea privată virtuală care permite recuperarea propriului desktop. Dar, desigur este necesar că intreprinderea să fie digitalizată. Problema va apărea dacă toate documentele sunt pe hârtie și nu sunt scanate, dacă informațiile nu sunt în cloud. Dacă ne limităm la schimbul de fișiere prin poștă, soluția va fi limitată.
Îmi imaginez că o altă problemă care apare, cu angajații accesând e-mailul și serverele companiei, aceasta este securitatea cibernetică…
Da, desigur. În această situație, dacă se improvizează fără a avea sisteme sigure pe care le-ai testat, există acest risc, deoarece angajații nu sunt experți în acest tip de securitate.
Acum să vorbim despre angajații care trebuie să lucreze brusc de acasă, fără experiența anterioară de telemuncă, chiar și pentru o perioadă temporară. Ce i-ai sfătui?
Telemunca presupune schimbarea conceptului despre modul în care folosim timpul și modul în care ne configurăm spațiul de lucru. Prima recomandare este planificarea timpului: este foarte important să creezi un obicei, să organizezi diferitele ore ale zilei și să setezi o rutină. Acest lucru va permite, în functie de nevoile personale, să te poți organiza pentru a te conecta în anumite ore ale zilei, de exemplu. Și nu trebuie să fie neapărat în mod continuu, este posibil să ai nevoie de spații intermediare sau să prelungești ziua de muncă nu în timp, ci să o faci mai flexibilă, cu excepția cazului în care ai anumite ore de asistență pe care compania le stabilește.
În blogurile despre telemuncă se spune că, dacă lucrezi de acasă, nu ar trebui să o faci în pijamale, dar în trening?
Generarea unei rutine și a unui obicei include și acest aspect. Pe de o parte, ar trebui să încerci să găsești un spațiu fizic la tine acasă pentru a lucra, oricare ar fi acesta, astfel încât să ai percepția că acesta este spațiul tău de muncă. Acest lucru te va ajuta să te izolezi puțin și să te concentrezi.
De asemenea, rutina implică să nu fii într-un plan relaxat: în mod natural, dar amintește că este posibil chiar să te conectezi la o conferință video și nu vei apărea în pijamale… Trebuie să ai atitudinea de a fi prezentabil în fața computerului și a contactelor la distanță.
Pe scurt, trebuie să te pui în modul conectat, pentru a avea senzația că ești la serviciu. Acest lucru este foarte important dacă nu ai făcut telemuncă până acum, deoarece dacă nu ești în pericol de a amâna sarcinile. Autodisciplina este foarte importantă, întrucât îți asumi responsabilitatea de a te predispune la muncă.
„Trebuie să te pui în modul conectat, pentru a avea senzația că ești la serviciu. Acest lucru este foarte important dacă nu ai făcut telemuncă până acum”.
Ce se întâmplă dacă avem copii și/sau adolescenți acasă? Spun asta pentru că școlile și instituțiile de învățământ rămân închise. Ce faci în aceste cazuri?
Așa că spun că este foarte important să conciliem rutine. Este clar că, în același timp, nu vei putea să le faci pe ambele: să ai grijă de copii și să te concentrezi pe munca ta. Cel mai bine ar fi să vă organizați timpul, de exemplu, să te trezești mai devreme sau să lucrezi la anumite ore, în timp ce copiii fac alte activități, de exemplu, lectură, teme… în aceste cazuri este foarte necesar să instruiești și să informezi copiii despre situație, să le explici că lucrezi acasă pentru a nu genera un conflict de rol, să înțeleagă că există momente în care ai nevoie de concentrare, că nu ai timp pentru ei, ci ei vor trebui să fie autonomi pentru a face o altă activitate, citind sau orice.
„Este posibil ca în anumite momente să te întrerupă și nu se întâmplă nimic, dar în alte momente va trebui să lucrezi cu concentrare”.
Ceea ce nu este compatibil, pentru că este stresant, este să lucrezi cu copii mici care aleargă. Pe de altă parte, există activități care necesită mai multă concentrare și altele mai puțin. Puteți fi întrerupt în anumite momente și nu se întâmplă nimic, dar în alte momente va trebui să lucrezi cu concentrare. Iar pierderea acelei concentrări ajunge să genereze stres. Prin urmare, este foarte important să planifici munca. Dacă, de exemplu, ai sarcini de concetrare, trebuie să găsești un timp pentru a te dedica acestora, fie noaptea sau mai devreme dimineața, sau după mancare, dacă puteti pune copiii ocupați cu ceva digital sau cu temele, etc.
Ar putea telemunca să ne facă să lucrăm mai multe ore?
Există un astfel de risc, într-adevar. Acest lucru este legat de ceea ce am spus la început: nevoia de planificare, de a-ți organiza timpul: ce dorești să faci și cât timp îi dedici pentru a desfășura acea activitate. În plus, nu numai copiii pot genera distrageri, ci și alte persoane care locuiesc în aceeași casă, sau telefoanele primite de la rude. Toate acestea generează distrageri, o concentrație mai mică și provoacă ca munca să nu iasă. Și de aceea la sfârșitul zilei ești încă conectat și ai percepția că ai petrecut mai multe ore în fața computerului decât ar trebui. Dar dacă te organizezi bine, concentrația ta poate fi mai mare și poți fi mai productiv. De fapt, se verifică ca productivitatea nu scade din cauza faptului că faci telemuncă, dacă o faci bine.
„Nu numai copiii pot genera distrageri, ci și alte persoane care locuiesc în aceeași casă sau telefoanele primite de la rude”
Din tot ce spune, poate că nu toată lumea va fi presdispusă sau adaptată la telemuncă
Procesul de adaptare poate fi dificil și mai mult fără antrenament. Trebuie să repeți, să testezi cum te organizezi, etc. pentru că nu toți oamenii sunt la fel. Poți stabili orientări generale, dar fiecare trebuie să adapteze aceste orientări la realitatea personală. Ce se întâmplă de exemplu dacă cele două persoane care se află într-o casă trebuie să lucreze, dar au doar un computer?
În concluzie, circumstanțele acestui moment sunt excepționale, iar obiectivul acestei telemunci de urgență socială, este de a ajuta la oprirea răspândirii unui virus. Nu se promovează schimbarea organizațională, tehnologică sau culturală. De fapt, dacă luăm această perioadă excepțională ca un test real al telemuncii, ne riscăm că, dacă nu merge bine, oamenii să gândească „Vezi ce-ți spuneam? Telemunca nu funcționează.” Dar telemunca cu sau fără copii acasă nu este același lucru. Asta este ceea ce trebuie să înțelegem, că circumstanțele care dovesc eficiența telemuncii nu sunt cele mai optime în acest moment.
Sursă: hosteltur.com
